Ситуационный подход вносит значительный вклад в теорию управления, применяя науку непосредственно к конкретным ситуациям и контекстам. При ситуационном подходе сначала выясняется контекст, или ситуация, которая в настоящее время влияет на организацию.
Такой подход позволяет менеджерам лучше понять, какие методы могут лучше достичь целей организации в той или иной ситуации. Как и в системном подходе, тематические исследования - это не просто руководство, а способ мышления об организационных проблемах и решениях. В нем также сохраняется концепция процессов управления. Подход, основанный на изучении конкретных случаев, пытается соотнести конкретные методы и концепции с конкретными ситуациями для наиболее эффективного достижения целей организации.
Ситуационный подход использует ситуационные различия между организациями и внутри них. Менеджерам необходимо определить, какие переменные важны в данной ситуации и как они влияют на эффективность работы организации. Этот подход можно описать в виде четырех шагов.
- Менеджеры должны быть знакомы с проверенными и эффективными профессиональными инструментами управления. Эти знания включают процессы управления, индивидуальное и групповое поведение, системный анализ, методы планирования и контроля и количественные методы принятия решений.
- Менеджеры должны уметь предвидеть возможные последствия (положительные и отрицательные) применения метода в той или иной ситуации.
- Менеджеры должны уметь правильно интерпретировать ситуации. Они должны уметь распознавать, какие элементы наиболее важны в данной ситуации, и правильно определять влияние изменений в одной или нескольких переменных.
- Менеджеры должны уметь выбирать тот конкретный подход, который оказывает наименьшее негативное влияние на ситуацию, чтобы цели организации были достигнуты наиболее эффективным способом.
Основной вклад ситуационного подхода в управление заключается в определении наиболее значимых переменных. Однако невозможно полностью определить все переменные, влияющие на организацию. Буквально все, что происходит во внутренней и внешней среде организации, так или иначе влияет на ее управленческие решения. Поэтому менеджеры должны учитывать только те факторы, которые наиболее важны для организации и с наибольшей вероятностью повлияют на ее успех. Устранив тысячи несущественных различий между организациями и ситуациями, должно быть возможно сократить количество переменных до разумного уровня без значительного снижения точности.
Как правило, существует до десятка факторов, которые в целом делятся на две категории: внутренние и внешние переменные.
Внутренние переменные относятся к факторам внутренней ситуации и внешней среды организации. Менеджерам необходима информация о внутренней среде организации, чтобы определить внутренние возможности, то есть возможности, на которые организация может опираться для достижения своих целей в конкурентной среде. Анализ внутренней среды также способствует лучшему пониманию целей организации. Важно, чтобы организация не только производила продукцию и услуги, но и обеспечивала средства к существованию своих работников, создавала определенные социальные условия, необходимые для их жизнедеятельности. Наиболее важными внутренними переменными являются системные элементы организации (инструменты, люди, функции и т.д.). Когда один из этих элементов меняется, меняются и остальные.
Это происходит потому, что, будучи открытой системой, организация зависит от внешних источников ресурсов, энергии, человеческих ресурсов и обслуживания клиентов. Менеджеры должны уметь определять ключевые элементы внешней среды, которые влияют на организацию, и выбирать способы и средства реагирования на внешние воздействия. Организациям необходимо адаптироваться к окружающей среде, чтобы выжить и оставаться эффективными.
Основные характеристики внешней среды следующие
- Взаимосвязь между факторами окружающей среды относится к способности изменений в одном факторе влиять на другие факторы. Когда изменяется один фактор окружающей среды, изменяются и другие факторы окружающей среды.
- Сложность внешней среды - количество факторов, с которыми приходится иметь дело организации, и степень изменения каждого фактора.
- Изменчивость среды относится к скорости, с которой меняется окружающая организацию среда. Сегодня среда, окружающая организации, меняется быстрее, чем когда-либо прежде. Внешняя среда может стать более изменчивой в одних частях организации и более нестабильной в других. В условиях высокой волатильности окружающей среды организации и подразделения должны полагаться на более широкий спектр информации для принятия эффективных решений.
- Неопределенность в отношении внешней среды - это взаимосвязь между количеством информации о внешней среде, доступной организации, и уровнем уверенности в точности этой информации. Чем более неопределенной является внешняя среда, тем сложнее принимать эффективные решения.
Прямая среда включает факторы, которые непосредственно влияют на функционирование живых организмов. К ним относятся поставщики, акционеры, законы, регулирующие органы, профсоюзы, потребители и конкуренты.
Косвенная среда включает факторы, которые не обязательно непосредственно воздействуют на организм, но прямо влияют на его функционирование. Эти факторы включают экономические условия, технологический прогресс, социально-культурные и политические изменения, влияние групповых интересов и развитие событий в других странах, имеющих отношение к организации.
Внешние переменные - это факторы внешней среды.
Поскольку организации являются открытыми системами, которые зависят от обмена ресурсами и услугами с внешней средой, руководство всегда должно учитывать внутренние переменные и внешнюю среду.
Появление концепции ситуационного лидерства связано с современным этапом в развитии лидерства, а именно с переходом от рационалистической парадигмы к неформальной модели.